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Orientaciones para los acuerdos de copatrocinio de las reuniones del Codex

INTRODUCCIóN Y áMBITO DE APLICACIóN

Las Directrices para los gobiernos hospedantes de los Comités del Codex y grupos de acción intergubernamentales especiales del Codex estipulan que los países hospedantes deberían "examinar qué disposiciones se podrían tomar para poder celebrar reuniones del Codex en los países en desarrollo".

Las presentes orientaciones se centran en los procedimientos para el copatrocinio en lo relativo a la correspondencia oficial, el calendario y la secuencia cronológica de las actividades correspondientes así como a la parte responsable en cada fase del proceso.  

Las modalidades para asociar a un país hospedante un país cohospedante y los arreglos que puedan establecerse entre las partes quedan fuera del ámbito de aplicación de las presentes orientaciones. Se sugiere, por tanto, que los arreglos operativos entre el país hospedante y el cohospedante sobre, por ejemplo, la distribución de los costos derivados de la reunión y de la Acuerdos de copatrocinio de las reunionescopresidencia se discutan en una fase temprana del proceso y se solucionen, a más tardar, ocho o diez meses antes de la reunión.

ESTABLECIMIENTO DE UNA CARTA DE ACUERDO/MEMORANDO DE RESPONSABILIDADES CON LA FAO

A fin de copatrocinar una reunión del Codex en su territorio, el país cohospedante designado debe firmar una carta de acuerdo/memorando de responsabilidades con la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO).  La carta de acuerdo obliga al país cohospedante a aceptar las responsabilidades operativas y oficiales establecidas en el memorando de responsabilidades correspondiente.  La estructura y contenido de estos documentos se ajustan a lo establecido entre la FAO y los gobiernos hospedantes permanentes de los órganos del Codex; no obstante, en el caso de los acuerdos de copatrocinio pueden incluir referencias específicas al apoyo que presta el país hospedante al país cohospedante.

 

COMUNICACIóN

Se debe mantener una comunicación eficaz entre el país hospedante, el país cohospedante y la Secretaría del Codex durante todo el proceso para garantizar el éxito de la reunión. En lo referente la carta de acuerdo/memorando de responsabilidades, se debe enviar una copia de todas las comunicaciones a las partes interesadas pertinentes, a saber:

  • los ministerios pertinentes del país cohospedante
  • el punto de contacto del Codex en el país cohospedante
  • el punto de contacto del Codex en el país hospedante
  • la Representación de la FAO en el país cohospedante
  • la Representación Permanente del país cohospedante ante la FAO

.

SECUENCIA CRONOLóGICA DE ACTIVIDADES

(i)         Conversaciones y decisión de copatrocinar una reunión del Codex: 14-24 meses antes de la reunión

Antes de contactar con el país hospedante para un posible acuerdo de copatrocinio, el país que aspira a copatrocinar la reunión debe examinar las condiciones de principio incluidas en el modelo normalizado de carta de acuerdo/memorando de responsabilidades para cerciorarse de que puede cumplirlas, ya que el contenido sustancial del memorando de responsabilidades no es negociable ni modificable. Por tanto, los aspirantes país que aspiren a copatrocinar una reunión pero que  no tengan capacidad para  aceptar las condiciones establecidas en el memorando de responsabilidades no deben solicitar un acuerdo de copatrocinio.  

El país debe aclarar las funciones y responsabilidades de los distintos ministerios que participarán y, en concreto, debe obtener una autorización por parte de la rama diplomática del gobierno del país cohospedante (habitualmente el Ministerio de Asuntos Exteriores) para la concesión de prerrogativas e inmunidades a la FAO/OMS y los participantes, como por ejemplo el otorgamiento de visados a todos los participantes. Esta consulta debe llevarse a cabo a través de los canales oficiales y no como diálogo oficioso.

Dichos trámites preliminares internos para el copatrocinio de una reunión del Codex deben finalizar, como mínimo, 14 o 24 meses antes de la fecha de la reunión.

(ii)        Envío de una carta de expresión de interés a la Secretaría del Codex: 12-14 meses antes de la reunión

Para dar inicio al proceso de examen oficial el país cohospedante debe enviar una carta de expresión de interés a la Secretaría del Codex. Dicha carta se debe remitir en el momento en el que el país hospedante y el cohospedante hayan llegado a un acuerdo de copatrocinio.  

El contenido sustantivo de la carta de expresión de interés no debe ajustarse a una estructura específica (pulse aquí para ver un modelo de carta), pero debe reflejar claramente la intención o voluntad de copatrocinar una reunión del Codex, ya que la carta se considerará como una oferta oficial del país que solicita el copatrocinio. La información adicional puede incluir referencias al acuerdo establecido con el país hospedante, el lugar de celebración propuesto y la aceptación de asumir responsabilidades operativas. Lo más adecuado es que la carta de expresión de interés se envíe a la Secretaría del Codex de 12 a 14 meses antes de la fecha planeada para la reunión.

(iii)       Solicitud de la Secretaría a la FAO para que prepare una carta de acuerdo/memorando de responsabilidades: inmediatamente después de la recepción de la carta de expresión de interés

Al recibir la carta de expresión de interés, la Secretaría del Codex la remitirá a la unidad de la FAO pertinente para que prepare la carta de acuerdo/memorando de responsabilidades. Cabe se?alar que este procedimiento interno de preparación de la FAO puede durar más de dos meses.

La estructura y el contenido de la carta de acuerdo y el memorando de responsabilidades suelen ser uniformes (pulse aquí para ver ejemplos de cartas de acuerdo y memorandos de responsabilidades normalizados) y se dividen en las siguientes partes:

Parte I: Responsabilidades operativas de la FAO

En esta parte del memorando de responsabilidades se enumeran los servicios y el personal que la FAO proporciona para la reunión del Codex, como la designación del Secretario y el Subsecretario de la reunión, la preparación del proyecto de informe y su distribución una vez concluida la reunión.

Parte II: Responsabilidades del gobierno cohospedante en cuanto a la concesión de prerrogativas e inmunidades a la FAO/OMS y los participantes

Esta parte del memorando de responsabilidades contiene la obligación de conceder visados e inmunidades a todos los participantes y al personal del Codex. Es de suma importancia, ya que estas prerrogativas suelen ser responsabilidad del Ministerio de Asuntos Exteriores y no necesariamente del ministerio competente para las cuestiones relativas al Codex.

Parte III: Responsabilidades operativas del gobierno cohospedante

En esta parte del memorando de responsabilidades se exponen las responsabilidades operativas, que comprenden la facilitación del transporte, el lugar de celebración, las instalaciones y los servicios de traducción e interpretación. El memorando parte del supuesto de que el país cohospedante debe proporcionar estos servicios en cooperación con el país hospedante.

La FAO y la Secretaría del Codex no tienen responsabilidad alguna respecto de los acuerdos de cooperación que puedan establecerse.

NOTA: En los textos normalizados de la carta de acuerdo y el memorando de responsabilidades no se hace distinción entre los términos "hospedante" y "cohospedante". A los efectos del acuerdo con la FAO, el gobierno del país cohospedante pasa a ser el gobierno hospedante de la reunión en cuestión y asume todas las responsabilidades pertinentes.

(iv)       Envío de la carta de acuerdo/memorando de responsabilidades al país cohospedante: – 10-12 meses antes de la reunión

La carta de acuerdo, normalmente firmada por el Director General de la FAO (también en nombre del Director General de la OMS), se dirige a los canales oficiales de comunicación del país que acoge la reunión. Los representantes permanentes acreditados ante la FAO pueden acceder a la información sobre los canales oficiales en el siguiente sitio web: //permreps.www.8sm8v.cn

Cabe destacar que la carta de acuerdo/memorando de responsabilidades puede estar dirigida a un ministerio distinto del que asumirá las responsabilidades técnicas o logísticas principales respecto del copatrocinio de la reunión del Codex (o el Ministerio que acoge el punto de contacto del Codex).  El punto de contacto del Codex puede ayudar a facilitar y agilizar la correspondencia entre los diversos ministerios.  De conformidad con las normas y los procedimientos de la FAO, la preparación y el envío de la carta de acuerdo/memorando de responsabilidades al país cohospedante debe tener lugar unos 10 o 12 meses antes de la reunión.

v)    Examen y firma de la carta de acuerdo/memorando de responsabilidades; carta de aceptación y conclusión del acuerdo: nueve meses antes de la reunión (seis semanas después de la recepción de la carta de acuerdo/memorando de responsabilidades)

Es necesario que el país que aspira a ser cohospedante envíe una carta de aceptación (ya sea por correo ordinario o fax) a fin de concertar el acuerdo con la FAO/OMS. Esta debe incluir una referencia clara a la carta de acuerdo/memorando de responsabilidades relativa al acuerdo de copatrocinio de la reunión del Codex designada.  Generalmente la carta de acuerdo es firmada por un funcionario autorizado del país cohospedante, que asumirá los compromisos establecidos en el memorando de responsabilidades.

En circunstancias normales, el país cohospedante debe responder a la carta de acuerdo/memorando de responsabilidades en un plazo de seis semanas y concertar así el acuerdo con la FAO. 

Si dicho oficial no ha firmado la carta de aceptación nueve meses antes de la fecha de la reunión del Codex, se podrá cambiar su fecha o lugar de celebración.

(vi)       Carta de invitación acompa?ada por un programa provisional: cuatro a seis meses antes de la reunión

La conclusión del acuerdo de copatrocinio permite a la Secretaría del Codex enviar una carta de invitación acompa?ada por un programa provisional a todos los miembros y observadores del Codex. De conformidad con el Artículo VII.4 del Reglamento de la Comisión del Codex Alimentarius, "los Directores Generales de la FAO y de la OMS enviarán el programa provisional a todos los miembros de la Comisión por lo menos dos meses antes de la apertura del período de sesiones". Es muy recomendable enviarlo de cuatro a seis meses antes de la celebración de la reunión, de modo que todas las delegaciones tengan el tiempo suficiente para hacer los preparativos necesarios a fin de asistir.

SECUENCIA CRONOLóGICA, PARTE RESPONSABLE Y CALENDARIO DE ACTIVIDADES PARA LOS ACUERDOS DE COPATROCINIO DE REUNIONES DEL CODEX

  Actividades/Fases Parte responsable Calendario de actividades
(i) Conversaciones y decisión de copatrocinar una reunión del Codex País hospedante y país cohospedante 14-24 meses antes de la fecha de la reunión (arreglos operativos a más tardar 10-8 meses a la reunión).
(ii) Envío de la carta de expresión de interés a la Secretaría del Codex País cohospedante 12-14 meses antes de la reunión
(iii) Solicitud de la Secretaría a la FAO para que prepare una carta de acuerdo/memorando de responsabilidades Secretaría del Codex Inmediatamente después de la recepción de la carta de expresión de interés
(iv) Envío de la carta de acuerdo/memorando de responsabilidades al país cohospedante FAO (en nombre de la FAO y la OMS) Uno o dos meses después de la recepción de la carta de expresión de interés; 10-12 meses antes de la reunión
(v) Examen y firma de la carta de acuerdo/memorando de responsabilidades y la carta de aceptación País cohospedante Completado en seis meses. Si no se firma nueve meses antes de la fecha de la reunión del Codex, se podrá cambiar la fecha o el lugar de celebración
(vi) Envío de la invitación y del programa provisional Secretaría del Codex De cuatro a seis meses antes de la reunión

DEFINICIONES

País hospedante: Estado miembro de la Comisión del Codex Alimentarius, designado por ella, que ha manifestado su disposición a aceptar las responsabilidades financieras y de cualquier otra índole de un comité o grupo de acción y que tiene la responsabilidad de nombrar un presidente para el Comité.

País cohospedante: País, distinto del país hospedante, donde se celebra una reunión del Codex.

Copresidencia: El país hospedante puede invitar al país cohospedante a nombrar un oficial como presidente de la reunión.

Gobierno hospedante: Gobierno de un país que ha firmado una carta de acuerdo/memorando de responsabilidades con la FAO para acoger una reunión del Codex en su territorio (puede ser un país hospedante o un país cohospedante).

 

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